Bedrijven hebben het vaak erg druk. Ze moeten vergaderen, zorgen dat alle stakeholder tevreden zijn en dat de omzet blijft groeien. Als daar dan ook nog een roodgloeiende telefoon tussendoor komt, kunnen bedrijven het soms niet meer zelf aan. Als bedrijf kun je natuurlijk een hoop werk uitbesteden. Zo kun je een accountant inhuren die de geldzaken voor je regelt en kun je voor kleine opdrachten bijvoorbeeld gebruik maken van stagiaires. Wat echter veel mensen niet weten is dat je telefoongesprekken ook kunt uitbesteden. Dit klinkt nu natuurlijk nog erg abstract, maar in dit artikel leggen we je uit hoe dat werkt. De eerste gedachte die door je hoofd gaat is wellicht hoe dat in zijn werk gaat bij bedrijven waar je erg specifieke kennis voor nodig hebt. Een voorbeeld van zo’n sector is de advocatuur. Bij advocatenbureaus is het vaak erg druk en wordt er ook nog eens veel gebeld. Ook zij kunnen hun telefoongesprekken uitbesteden aan een zogeheten telefoondienst. Hieronder kun je lezen hoe dit precies in zijn werk gaat.
Wat is een telefoondienst?
Een telefoondienst is een onafhankelijk partij die je kunt inhuren om telefoongesprekken aan te nemen op het moment dat je hier zelf niet toe in staat bent. Je kunt dit dus eigenlijk vergelijken met een soort telefoniste vanuit een ander bedrijf. Je kunt zelf met de telefoonservice afspraken maken over hoe je precies wilt dat het in zijn werk gaat. Zo kun je bijvoorbeeld afspreken dat de telefoon gelijk wordt doorgeschakeld op bepaalde tijdstippen, of dat deze wordt doorgeschakeld als de telefoon drie keer over is gegaan. Op deze manier kun je je klanten ervan verzekeren dat je als bedrijf altijd bereikbaar bent. De telefoondienst krijgt soms een bedrag per belletje en soms een bedrag per minuut dat er in totaal is gebeld. Hoe dit systeem in elkaar zit, verschilt per telefoonservice.
Hoe werkt dit in de advocatuur?
Je zult je nu wellicht afvragen hoe dit werkt binnen de advocatuur. Bij bedrijven in andere sectoren wordt er afgesproken wat de externe telefoniste precies moet zeggen aan de telefoon. Omdat hij of zij niet bij het bedrijf zelf werkt, zal hij of zij niet alle kennis hebben. In dit geval worden er vooral veel terugbelverzoek achterlaten. Bij een telefoonservice advocaten is dit een ander verhaal. Hierbij kies je voor een speciale telefoondienst die hier gespecialiseerd in is, zodat je de klanten toch van de juiste kennis kan voorzien. Een voorbeeld hiervan is bizziphone.com, zij hebben externe telefonistes die gespecialiseerd zijn in advocatuur en klanten dus goed kunnen helpen.
